Internal communication tools in geographically dispersed companies

Abstract

Аннотация магистерской диссертации Миклухо Ангелины Сергеевны «ИНСТРУМЕНТЫ ВНУТРЕННИХ КОММУНИКАЦИЙ В ТЕРРИТОРИАЛЬНО РАСПРЕДЕЛЕННЫХ КОМПАНИЯХ» INTERNAL COMMUNICATION TOOLS IN GEOGRAPHICALLY DISPERSED COMPANIES Н. рук. – Скрипюк Игорь Ильич, канд. психолог. наук, доцент Направление подготовки – Реклама и связи с общественностью Профиль – Стратегические коммуникации в рекламе и связях с общественностью Ключевые слова: внутренние коммуникации, территориально распределенные компании, стратегические коммуникации, инструменты внутренних коммуникаций. Key words: internal communications, geographically dispersed companies, strategic communications, internal communication tools. Актуальность научного исследования вытекает из того, что невозможно создать единую систему внутренних коммуникаций без организации эффективного взаимодействия всех структурных подразделений компании, для чего, в свою очередь, необходимо иметь четкое представление об инструментах внутренних коммуникаций, их эффективности и специфике с учетом масштаба и сферы деятельности компании. Основные направления деятельности в сфере внутренних коммуникаций достаточно хорошо изучены. Большое количество научно-исследовательских работ посвящено данной проблематике. Однако, на данный момент не существует комплексного исследования особенностей внутренних коммуникаций в территориально распределенных компаниях, что и обусловливает научную новизну исследования. Новизна также обеспечивается тем, что в работе приводится анализ эффективности инструментов внутренних коммуникаций на основании оценок сотрудников, сформированных с помощью разработанного автором инструментария. В процессе исследования результаты опроса сопоставляются с экспертными данными. Целью выпускной квалификационной работы является оценка эффективности различных инструментов внутренних коммуникаций с точки зрения организации взаимосвязи, формирования лояльности и повышения уровня вовлеченности сотрудников в условиях территориальной распределенности компании. Цель работы логически диктует структуру ее основных задач: 1. Выявить особенности функционирования территориально распределенных компаний, а также системы внутренних коммуникаций в них. 2. Провести исследование эффективности инструментов внутренних коммуникаций в территориально распределенных компаниях разных сфер деятельности. 3. Разработать практические рекомендации по оптимизации стратегии коммуникации с внутренней общественностью. Объектом работы являются инструменты внутренних коммуникаций, а предметом – эффективность инструментов внутренних коммуникаций в территориально распределенных компаниях. Формирование теоретико-методической базы предполагает поиск, сбор и обработку информации, относящейся непосредственно к теме исследования. Теоретическую и методологическую основу исследования составили труды отечественных и зарубежных специалистов в данной сфере, а также опубликованные по данной проблеме монографии и статьи Эмпирическая база включает в себя необходимую для проведения исследования информацию, состоящую из результатов опроса, проведённого по разработанной автором анкете в период с декабря 2016 года по апрель 2017 года, а также трех экспертных интервью со специалистами в сфере внутренних коммуникаций, проведенных в апреле 2017 года. Анкетирование, проведенное в рамках исследования, включало в себя опрос 61 сотрудника пяти территориально распределенных компаний разных сфер деятельности с общим числом сотрудников в каждой - более 30 тыс. человек. В ходе исследования также был использован метод анализа документов. В качестве материала для анализа были использованы как внешние, так и внутренние документы, относящиеся к деятельности участвовавших в исследовании территориально распределенных компаний. Методика изучения эмпирических материалов представлена во второй главе диссертации и в приложениях. Логика исследования обусловила структуру выпускной квалификационной работы, состоящей из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы и приложений. В главе 1 рассматриваются теоретические аспекты функционирования территориально распределенных компаний в России, проблематика организации системы внутренних коммуникаций и основные инструменты, а также рассматриваются понятия, имеющие отношение к теме исследования. Глава 2 посвящена анализу инструментов внутренних коммуникаций территориально распределенных компаний и включает интерпретацию полученных в результате исследования данных, сопоставление результатов опроса сотрудников исследуемых организаций с данными экспертных интервью. В заключительной части диссертации автор также формулирует рекомендации по повышению эффективности деятельности в сфере внутренних коммуникаций, применимые для компаний с территориально распределенной структурой. К числу положений, выносимых на защиту, относятся следующие: • территориально распределенные предприятия испытывают сложности в организации системы внутренних коммуникаций, которые обусловлены географической удаленностью подразделений, большой численностью персонала, а также разницей в уровне социального и культурного развития региона расположения компании; • физический рост компании приводит к росту бюрократизации, в результате формализации процессов снижается эффективность связей между подразделениями, что приводит к дефициту общего знания о стратегических целях компании; • использование слишком широкого набора инструментов внутренних коммуникаций приводит к рассогласованности информационных потоков и потере контроля над информационным полем, а также снижению эффективности коммуникационных инструментов; • проблема построения эффективных инструментов обратной связи в территориально распределенных компаниях стоит особенно остро. Работники региональных подразделений считают, что все важные решения в компании принимаются без учета их мнения и возможностей, что приводит к непопулярности спущенных сверху инициатив; • выявленные в ходе анализа параметры наиболее эффективных инструментов внутренних коммуникаций являются достаточно универсальными для территориально распределенных компаний и могут быть использованы в целях оптимизации системы внутренних коммуникаций.

Master's Thesis Abstract Angelina Miklukho INTERNAL COMMUNICATION TOOLS IN GEOGRAPHICALLY DISPERSED COMPANIES Scientific Advisor: Igor Skripyuk, Cand. of Sc. (Psycholog)., Associate Professor Field of Study – Advertising and Public Relations Profile – Strategic Communications in Public Relations and Advertising Keywords: internal communications, geographically dispersed companies, strategic communications, internal communication tools. The rationale of this research study ensues from the fact that it is impossible to create a unified system of internal communication without organizing effective interactions between all company business units. For that purpose, in its turn, it is necessary to have a clear idea of internal communication tools, their effectiveness and specific nature in view of the company scope and field of activities. The principal activity areas in the sphere of internal communications were studied thoroughly enough. A large number of research papers was written about this range of problems. However, at present there is no comprehensive study of peculiar features of internal communications in geographically dispersed companies; this fact constitutes the scientific novelty of this study. The goal of this thesis is to evaluate the efficiency of various internal communication tools from the perspective of intercommunication arrangement, loyalty formation and improving staff involvement under the conditions of a company geographic dispersion. The goal of the study dictates logically the structure of its principal tasks: 1. Finding out the peculiar features of geographically dispersed companies, as well as their internal communication systems. 2. Carrying out a study of effectiveness of internal communication tools in geographically dispersed companies engaged in various spheres of activities. 3. Developing practical guidelines on optimization of internal public communication. The objects of study are internal communication tools and its subject is the effectiveness of internal communication tools in geographically dispersed companies. The creation of a theoretical and methodological foundation presumes search, collection and processing of information directly related to the topic of study. The theoretical and methodological foundation of this study was composed of works of Russian and foreign specialists in this field, as well as monographs and articles that were published on this problem. The empirical foundation includes information necessary for performance of the study. It consists of the result of a poll carried out with the help of a questionnaire developed by the author during the period of time from December 2016 till April 2017, as well as expert interviews with specialists in the field of internal communications carried out in April 2017. The methodology for the study of empirical evidence is presented in the second chapter of the thesis and its appendices. The logic of research determined the structure of the thesis consisting of an introduction, two chapters, a conclusion, a bibliography and appendices. Chapter 1 considers the theoretical aspects of geographically dispersed companies functioning in Russia, the problematics of organizing a internal communication system and principal tools. Concepts related to the research topics are considered as well. Chapter 2 is devoted to the analysis of geographically dispersed companies' internal communication tools. It includes interpretation of data obtained as a result of research and conclusions and recommendations formulated on their ground. The ideas presented for defense are as follows: • geographically dispersed enterprises experience problems in organizing a system of internal communications; these problems are caused by geographic remoteness of business units and large staff sizes. • physical growth of companies brings about increased bureaucratization, formalization of processes reduces the effectiveness of communications between business units resulting in shortage of general knowledge about the strategic goals of the company; • using too wide ranges of internal communication tools results in discoordination of information streams and loss of control over the information field, as well as in reduced efficiency of communication tools; • the parameters of the most effective internal communication tools detected in the process of our analysis are sufficiently universal for geographically dispersed companies and can be used for the purposes of internal communication system optimization.