Digitalization of Recordkeeping Processes in the Russian Automobile Society

Abstract

Работа представляет собой консалтинговый проект, выполненный для Общероссийской общественной организации «Всероссийское общество автомобилистов» (ВОА). Проблема, которая легла в основу ВКР — недостаточная прозрачность и эффективность процессов ведения управленческого и бухгалтерского учёта. Объект исследования — подразделения Всероссийского общества автомобилистов в Санкт-Петербурге и Ленинградской области. Предмет исследования — процессы учёта сведений о владельцах гаражей, начислениях и списаниях установленных членских взносов и прочих фактах хозяйственной жизни, обрабатываемых сотрудниками ВОА для создания управленческой и бухгалтерской отчётности. ВКР является продолжением курсовой работы на тему «Автоматизация процессов учёта и переоформления гаражей Всероссийского общества автомобилистов». Результатами курсовой работы являются собранные на основе исследования требования к первой версии информационной системы, идентифицированные риски на этапе её внедрения и рекомендации по преодолению сопротивления изменениям в процессе внедрения. В рамках ВКР было продолжено исследование потребностей сотрудников ВОА с целью формулирования рекомендаций для осуществления проекта по цифровизации процессов управленческого и бухгалтерского учёта во всех подразделениях ВОА. В рамках исследования проведено более 30 полуструктурированных интервью, дополнительные сведения собраны в ходе наблюдения за работой бухгалтеров и председателей ПО и МО и внедрения первой версии информационной системы в Красносельском районе. На основе полученных сведений оценен уровень цифровой зрелости ВОА, описаны текущие учётные процессы, проведён анализ интересов и силы заинтересованных сторон, формализованы потребности разных типов сотрудников ВОА в виде пользовательских и функциональных требований к новой версии информационной системы. Результатами работы являются собранные требования к новой версии информационной системы, иерархическая структура работ и система целей и метрик проекта, план внедрения информационной системы и стратегии управления рисками, а также рекомендации по взаимодействию с сотрудниками ВОА в ходе проекта по цифровизации.

This work represents a consulting project carried out for the russian public organization “Russian Automobile Society” (RAS). The underlying problem of the paper is the lack of transparency and efficiency of record-keeping and accounting processes. The object of the study is the subdivisions of the Russian Automobile Society in St. Petersburg and the Leningrad region. The subject of the study - the processes of recording information about garage owners, charges of established membership fees and other instances of economic activity, processed by RAS employees to create financial reports. The work continues the coursework on the topic “Automation of the processes of accounting and re-registration of garages of the Russian Automobile Society. The results of the course work are the requirements for the first version of the information system, identified risks at the stage of its implementation and recommendations for overcoming resistance to change in the implementation process. This paper proceeds with a study of the needs of RAS employees with the aim to formulate recommendations for the implementation of the project on digitalization of record-keeping and accounting processes in all RAS subdivisions. More than 30 semi-structured interviews were conducted as part of the research; additional data was collected during the observation of the work of accountants and chairpersons of RAS subdivisions and the implementation of the first version of the system in Krasnoselsky District. Based on the information obtained, the level of digital maturity of RAS was assessed, current accounting processes were described, the interests and strengths of stakeholders were analyzed, and the needs of different types of RAS employees were formalized in the form of user and functional requirements for the new version of the system. The outcomes of the work are the collected requirements for the new version of the information system, the hierarchical structure of work and the system of project goals and metrics, the information system implementation plan and risk management strategies, as well as recommendations for interaction with RAS employees during the digitalization project.